Mit der Einführung der SEPA-Lastschrift 2014 müssen Unternehmen in der neuen Rechtslage viele neue Anforderungen erfüllen. Das Verfahren wird deutlich erschwert – Ziel ist der Verbraucherschutz – und neue Voraussetzungen aufgestellt. Wer als Unternehmen die Lastschrift auch nach 2014 noch nutzen möchte, sollte sich bereits jetzt über die Voraussetzungen unter SEPA informieren. Es gilt, eine Gläubiger-ID zu erhalten und die Informationspflichten gegenüber den Kunden zu erfüllen. Im Einzelnen:

Wer unter SEPA Lastschriften einziehen möchte, benötigt eine sog. Gläubiger ID, die die Bundesbank ausstellen muss. Bislang wurden ca. 430.000 ausgegeben – bei deutschlandweit ca. 4,1 Millionen Berechtigten. Ein Engpass bei der Bundesbank ist bereits jetzt abzusehen, so dass jetzt sofort (unter diesem Link) diese beantragt werden sollte.

Folgende Voraussetzungen sind nötig, um unter SEPA Lastschriften einzuziehen:

• Erteilung eines Mandats durch den Zahlungspflichtigen. Hier ist ein Mandatstext EU-weit (der in der Landessprache des Zahlungspflichtigen erteilt werden muss) vorgegeben. Zudem muss eine individuelle Mandatsreferenz vergeben werden (für jeden Kunden eine unverwechselbare eigene). Das Unternehmen muss diese mindestens 14 Monate aufbewahren! Ein Mandat verfällt 3 Jahre nach der letzten Nutzung des Einzugs.
• Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtiger haben ein konkretes Fälligkeitsdatum zu vereinbaren. Nur zu diesem kann dann die SEPA-Lastschrift eingezogen werden.
• Das Unternehmen muss dem Zahlungspflichtigen eine Vorabinformation mindestens 14 Tage (In AGB kann kürzere Frist vereinbart werden) vor der Fälligkeit übermitteln („Pre-Notification“). Dies kann z.B. gemeinsam mit der Rechnung geschehen. Diese sollte aus Beweisgründen schriftlich erteilt werden – eine fehlende Auskunft führt zu einer Schadensersatzpflicht gegenüber dem Zahlungspflichtigen! Bei wiederkehrenden Lastschriften, ist eine einmalige Aufstellung pro Jahr ausreichend. Genannt werden müssen in dieser: Belastungsbetrag, Belastungstermin(e), Gläubiger-ID, Mandatsreferenznummer. Bei unterschiedlichen Beträgen der Lastschriften kann ein Höchstbetrag angegeben werden.
• Das Unternehmen muss die Lastschrift mehrere Tage vor ihrer Fälligkeit einreichen. Dies ist je nach Bank unterschiedlich, bei der Volksbank Neu Ulm muss es z.B. bei Erst- oder Einzellastschriften 6 Tage vor Fälligkeit, bei wiederkehrenden 3 Tage vor Fälligkeit erfolgen und kann bis zu 45 Arbeitstage vorher eingereicht werden.
• Dies betrifft die SEPA-Basis-Lastschriften gegenüber Verbrauchern. Die SEPA-Firmen-Lastschrift (im B2B-Bereich) ist etwas einfacher, so gibt es keine Informationspflicht und die Einreichung der Lastschrift kann nur 2 Tage vor dem Einziehungsdatum erfolgen. Allerdings muss der Zahlungspflichtige zwingend ein neues Mandat vorlegen und eine Umdeutung ist nicht möglich. Achtung: Zahlungen können nicht zurückgebucht werden! Die zahlende Stelle ist künftig verpflichtet, die Zahlung vorab zu prüfen!

Bestehende Lastschriften können unter bestimmten Voraussetzungen auf die neue SEPA-Lastschrift migriert werde. Voraussetzungen dafür sind:

• Das Unternehmen muss den Kunden vor dem Wechsel auf die SEPA-Lastschrift informieren und Ihnen (beweissicher, also schriftlich!) die Gläubiger-ID und Mandatsreferenz mitteilen. Die Umdeutung der alten in die neue SEPA-Lastschrift muss dem Kunden angekündigt werden (z.B. im Verwendungszweck des Einzugs oder Beiblatt zu einem Brief)
• Die bisherigen Einzugsermächtigungen können dann als Mandat weiter genutzt werden.

Fazit und Handlungsempfehlungen zum SEPA-Lastschriftverfahren:

Das SEPA-Lastschriftverfahren bringt bedeutende Änderungen für Unternehmen. Es führt zu deutlich höherem Verwaltungsaufwand und höheren Kosten, so dass u.U. die jetzige Bedeutung verloren gehen wird. Insbesondere für Online-Händler ist das SEPA-Verfahren nur schwer sinnvoll einsetzbar, da viele Banken die schriftliche Mandatserteilung fordern. Es ist zu befürchten, dass Dienste wie Paypal einen Aufschwung erleben werden, die einen deutlich geringeren Schutz von Unternehmern und Verbrauchern bieten.

Die Umstellung auf die SEPA-Lastschrift erfordert Verwaltungsaufwand – beginnen Sie jetzt. Ich empfehle Ihnen als Unternehmen bzgl. der SEPA-Lastschrift bereits jetzt folgende Schritte:

• Bestellen Sie einen SEPA-Beauftragten im Unternehmen.
• Informieren Sie sich über die genauen Anforderungen und stellen Sie einen Umsetzungszeitplan auf.
• Auf allen relevanten Formularen/Rechnungen sollten möglichst bald IBAN und BIC angegeben werden (Dazu mein Blogbeitrag zu den allgemeinen Anforderungen bei SEPA)
• Die IBAN und BIC der Kunden und Lieferanten sollten bald erfragt und gespeichert werden
• Prüfen Sie Ihre Finanzbuchhaltung und Online-Banking-Software auf SEPA-Fähigkeit
• Beantragen Sie unbedingt bereits jetzt die Gläubiger-ID bei der Bundesbank (s.o.)
• Legen Sie einen Aufbau der Mandatsreferenz fest.
• Prüfen Sie die Einzugsermächtigung auf die Fähigkeit zur Umdeutung
• Beachten Sie die Vorlauffristen bei der Einreichung
• Denken Sie an die Vorabankündigung an den Verbraucher und prüfen Sie, wie dies einfach umzusetzen ist
• Bei B2B-SEPA-Firmenlastschrifteinzug: Holen Sie ein neues Mandat ein und lassen dieses durch den Bezogenen bei seiner Bank hinterlegen.
• Sprechen Sie mit Ihrem Bankberater über die nötigen Schritte bei der Bank und mit Ihrem Anwalt bezüglich der rechtlichen Voraussetzungen und Anforderungen beim SEPA-Lastschriftverfahren.

Mehr Informationen erhalten Sie bei Ihrer Bank, bei Branchenverbänden und natürlich bei Ihrem Rechtsanwalt. Ein Beispiel, wie eine SEPA-Lastschrift in einem Online-Shop aussehen kann, finden Sie unter diesem Link bei dem Anbieter „Payone“. Leseempfehlungen zu SEPA und dem Lastschriftverfahren:

• Informationsseite der Volksbank Neu Ulm;
• FAQ der deutschen Bundesbank;
• Broschüre von BITKOM und HDE;
• „Umstellung komplex: Was auf Unternehmen zukommt“: Lesenswerter Artikel bei CIO;
• Informationsseite der Universität Regensburg;
• Volltext der SEPA-Verordnung (EU) Nr. 260/2012;
• Volltext zum deutschen Begleitgesetz.