Die Aufgaben und Pflichten des Datenschutzbeauftragten sind vielfältig und bestimmen sich einerseits nach dem geschlossenen Vertrag und andererseits nach den öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen des BDSG. Über die Bestellung zum Datenschutzbeauftragten hatte ich kürzlich geschrieben, hier nun ein Überblick darüber, welche Aufgaben und Pflichten der Datenschutzbeauftragte innehat. Zusammengefasst beschreibt es § 4g Abs. 1 BDSG:

Der Beauftragte für den Datenschutz wirkt auf die Einhaltung dieses Gesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz hin.

Aufgaben und Pflichten des Datenschutzbeauftragten sind allgemein

• die ordnungsgemäße Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, zu überwachen; zu diesem Zweck ist er über Vorhaben der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten rechtzeitig zu unterrichten,
• die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten tätigen Personen durch geeignete Maßnahmen mit den Vorschriften über den Datenschutz (insbes. BDSG) und mit den jeweiligen besonderen Erfordernissen des Datenschutzes vertraut zu machen.

Aus dieser Beschreibung der Aufgaben und Pflichten des Datenschutzbeauftragten ergibt sich insbesondere, dass der Datenschutzbeauftragte

• im Unternehmen hinwirkt auf die Einhaltung aller Datenschutzgesetze,
• die Datenverarbeitungsprogramme, die das Unternehmen einsetzt zur Verarbeitung personenbezogener Daten, dahingehend überwacht werden, dass sie rechtskonform eingesetzt werden,
• Schulung der anderen Mitarbeiter, wie mit personenbezogenen Daten verantwortungsvoll umgegangen wird,
• Durchführung der Vorabkontrollen bei Einführung neuer IT-Systeme,
• Überwachung der technisch-organisatorischen Schutzmaßnahmen im Unternehmen.

Einzelne Aufgaben und Pflichten des Datenschutzbeauftragten können beispielsweise sein:

• Erstellung und Pflege des Verfahrensverzeichnisses (auch bekannt als Dateistatut): dies sollte eine der ersten Aufgaben eines neuen Datenschutzbeauftragten sein,
• Aufbau und Entwicklung der Datenschutzorganisation im Unternehmen,
• Verfassen einer Unternehmensrichtlinie zum Datenschutz
• Prüfung der Produkte und Leistungen des Unternehmens im Hinblick auf Datenschutz
• Abschluss von Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen bei externen Dienstleistern
• Rechtmäßigkeit der Videoüberwachung im Betrieb
• Erstellung einer Richtlinie für die E-Mail- und Internet-Nutzung im Unternehmen,
• Erstellung weiterer Richtlinien für den Umgang mit Beschäftigtendaten im Unternehmen,
• Sicherstellung des technisch-organisatorischen Datenschutzes und der IT-Sicherheit,
• Antworten auf Auskunftsverlangen von Betroffenen oder Aufsichtsbehörden hinsichtlich Verarbeitung/Speicherung personenbezogener Daten, …

Wenn Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benötigt und Sie einen solchen bestellen möchten oder wenn Sie als Datenschutzbeauftragter Unterstützung bei Ihren Tätigkeiten benötigen, unterstützt RA Matthias Lachenmann Sie gerne. Auch sind viele Muster enthalten im dem „Formularhandbuch Datenschutzrecht“, das alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten des Datenschutzbeauftragten beschreibt.